Wohnungsübergabeprotokoll: Was muss rein? Checkliste 2026

Ein Wohnungsübergabeprotokoll hält den Zustand einer Wohnung bei Ein- oder Auszug schriftlich fest. Es ist das wichtigste Dokument einer Wohnungsübergabe – und entscheidet im Streitfall darüber, ob die Kaution einbehalten werden darf oder zurückgezahlt werden muss. In dieser Checkliste zeigen wir Punkt für Punkt, was in ein vollständiges, rechtssicheres Protokoll gehört.

Warum ein Übergabeprotokoll so wichtig ist

Ohne Protokoll steht im Konflikt Aussage gegen Aussage. Wer beweisen will, dass ein Schaden bereits beim Einzug vorhanden war – oder eben nicht – braucht eine nachvollziehbare Dokumentation mit Datum, Fotos und Unterschriften beider Parteien. Ein sauberes Protokoll schützt deshalb Vermieter und Mieter gleichermaßen und beschleunigt die Kautionsrückzahlung erheblich.

Checkliste: Das gehört in jedes Übergabeprotokoll

1. Stammdaten der Übergabe

• Vollständige Adresse der Wohnung inkl. Etage und Lage
• Datum und Uhrzeit der Übergabe
• Art der Übergabe: Einzug (Übergabe an Mieter) oder Auszug (Rücknahme)
• Namen und Kontaktdaten von Vermieter/Verwalter und Mieter
• Ggf. anwesende Zeugen oder weitere Beteiligte

2. Räume und ihr Zustand

Jeder Raum wird einzeln erfasst – Wohnzimmer, Schlafzimmer, Küche, Bad, Flur, Keller, Balkon. Dokumentiert werden Boden, Wände, Decke, Fenster und Türen sowie der Reinigungszustand. Halten Sie fest, ob der Zustand „neuwertig", „gebrauchsüblich" oder „beschädigt" ist.

3. Zählerstände

Strom, Gas, Wasser und Heizung mit Zählernummer und exaktem Stand notieren – am besten zusätzlich fotografieren. Falsche Zählerstände führen zu falschen Abrechnungen. Wie Sie dabei keine Fehler machen, lesen Sie im Ratgeber Zählerstände richtig ablesen.

4. Schlüssel

• Anzahl und Art aller übergebenen Schlüssel (Haustür, Wohnungstür, Keller, Briefkasten, Garage)
• Hinweis auf nachgemachte Schlüssel

5. Mängel und Schäden

Bestehende Mängel werden raumweise beschrieben und fotografiert. Wichtig ist die Abgrenzung zwischen normaler Abnutzung und echtem Schaden – dazu mehr im Beitrag Mängel bei der Wohnungsübergabe.

6. Unterschriften

Erst die Unterschrift beider Parteien macht das Protokoll verbindlich. Beide erhalten eine Kopie. Bei einem digitalen Protokoll erfolgt die Unterschrift direkt auf dem Touchscreen und das fertige PDF wird sofort an alle Beteiligten versendet.

Papier oder digital?

Ein handschriftliches Protokoll ist erlaubt, aber fehleranfällig: unleserliche Notizen, lose Fotos, fehlende Kopien. Ein digitales Übergabeprotokoll führt Schritt für Schritt durch alle Punkte, bindet Fotos direkt ein, lässt nichts vergessen und erzeugt ein einheitliches, rechtssicheres PDF mit Zeitstempel.

Tipp: Erstellen Sie das Protokoll gemeinsam vor Ort am Smartphone oder Tablet – so unterschreiben beide Parteien sofort und niemand muss dem Dokument hinterherlaufen.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Zählerstände vergessen oder nur grob geschätzt
• Keine Fotos – nur Textbeschreibungen
• Mängel zu vage beschrieben („Bad nicht ok")
• Nur eine Partei unterschreibt
• Keine Kopie für den Mieter

Mit CasaSign haken Sie alle diese Punkte in einem geführten Ablauf ab – inklusive Fotodokumentation und digitaler Unterschrift.